Udany event firmowy – planowanie zaczyna się od celu

Organizacja eventu dla firmy powinna zaczynać się od określenia rezultatów, jakie ma on przynieść. W zależności od potrzeb organizacji wydarzenie może wspierać:

 

  • integrację nowych pracowników,
  • poprawę komunikacji między działami,
  • wzrost zaangażowania zespołu,
  • docenienie osiągnięć pracowników,
  • działania employer brandingowe,
  • budowanie kultury organizacyjnej.

 

Dobrze sformułowany cel powinien odpowiadać na pytanie, jaka zmiana ma nastąpić w organizacji po wydarzeniu. Dzięki temu łatwiej można dobrać odpowiedni format i później ocenić uzyskane rezultaty. 

 

Program to konsekwencja celu – nie odwrotnie

Jednym z najczęstszych błędów podczas przygotowań integracji firmowej jest wybór atrakcji spośród dziesiątek pomysłów jeszcze przed określeniem oczekiwań biznesowych. Jeśli proces ten rozpoczyna się od decyzji dotyczącej konkretnej aktywności, istnieje ryzyko niedopasowania jej do uczestników oraz potrzeb firmy. 

 

Dobrze zorganizowany event powinien uwzględniać zarówno cele, jak i specyfikę grupy. Dlatego przy wyborze aktywności realizowanych podczas wydarzenia, należy przeanalizować:

  • liczbę uczestników,
  • strukturę zespołu,
  • wiek pracowników,
  • poziom aktywności fizycznej uczestników,
  • lokalizację wydarzenia.

 

Należy wziąć również pod uwagę dostępny budżet. Przykładowo paintball to aktywność, którą można zorganizować w kilku wariantach – budżetowym, standardowym oraz premium. Pozwala to dopasować zakres wydarzenia do możliwości finansowych przedsiębiorstwa bez rezygnowania z zakładanych efektów. 

 

Organizacja eventu dla firmy pod klucz – co to oznacza w praktyce?

Kompleksowa obsługa wydarzenia obejmuje znacznie więcej niż rezerwację miejsca czy zamówienie cateringu. Związany z tym proces zaczyna się od opracowania koncepcji, następnie przechodzi przez etap przygotowań logistycznych, koordynacji dostawców i realizacji, a kończy się analizą rezultatów. Liczba występujących w nim zadań sprawia, że coraz częściej firmy decydują się na wsparcie profesjonalnych agencji eventowych. Dzięki temu mogą skupić się na realizacji celów biznesowych, zamiast zarządzać dziesiątkami szczegółów operacyjnych. 

 

  • Planowanie 
  • Agencja eventowa: kompleksowy scenariusz i harmonogram.
  • Organizacja samodzielna: tworzenie koncepcji własnymi zasobami.
  • Logistyka 
  • Agencja eventowa: koordynacja dostawców i usług.
  • Organizacja samodzielna: nadzór po stronie firmy.
  • Zarządzanie ryzykiem 
  • Agencja eventowa: procedury awaryjne i doświadczenie realizacyjne.
  • Organizacja samodzielna: pełna odpowiedzialność organizatora.
  • Czas zespołu 
  • Agencja eventowa: mniejsze zaangażowanie pracowników.
  • Organizacja samodzielna: znaczne obciążenie działów wewnętrznych.
  • Skala wydarzenia 
  • Agencja eventowa: łatwiejsza obsługa dużych projektów.
  • Organizacja samodzielna: trudniejsza koordynacja wielu elementów.

 

Wsparcie profesjonalnego partnera w organizacji eventu dla firmy pozwala ograniczyć ryzyko organizacyjne oraz usprawnić realizację projektu. Więcej dowiesz się o nim na stronie: https://www.xtraining.pl/.

 

Udana impreza firmowa? Efekty, które można zmierzyć, pozwolą ją ocenić

Wiele firm ocenia sukces wydarzenia wyłącznie na podstawie frekwencji lub pozytywnych opinii uczestników. To zbyt mało, jeśli celem były konkretne zmiany w organizacji. Aby sprawdzić, czy impreza firmowa przyniosła efekty zgodne z założeniami, warto analizować dane krótko- i długoterminowe. 

 

Po zakończeniu wydarzenia warto zbadać: 

  • poziom satysfakcji uczestników,
  • ocenę programu,
  • jakość komunikacji,
  • chęć udziału w kolejnych inicjatywach.

 

W kolejnych miesiącach należy natomiast obserwować:

  • zaangażowanie pracowników,
  • współpracę między zespołami,
  • frekwencję podczas działań firmowych,
  • wskaźniki rotacji pracowników.

 

Przykładem udanego eventu jest sytuacja, w której jego celem był team building. Firma po połączeniu zespołów dwóch różnych działów sprzedaży chciała usprawnić współpracę między pracownikami, którzy wcześniej nie mieli okazji realizować wspólnych projektów. Cel ten został osiągnięty, gdyż po wydarzeniu jego uczestnicy częściej wymieniali się wiedzą, łatwiej nawiązywali kontakty zawodowe i sprawniej współpracowali przy codziennych zadaniach. W dłuższej perspektywie czasu zaowocowało to natomiast realizacją planu sprzedażowego na poziomie przekraczającym 100%.

 

Dobrze zaplanowany event firmowy nie powinien być jedynie atrakcją dla pracowników, lecz przemyślanym procesem opartym na jasno określonym celu biznesowym. To właśnie on determinuje wybór formatu, zakres działań oraz sposób realizacji wydarzenia. Dopiero na końcu powinien natomiast pojawić się program, który ma wspierać założone efekty, a nie je zastępować. Jeśli w ten sposób podejdzie się do organizacji eventu firmowego, stanie się on elementem szerszej strategii zarządzania zespołem, a nie jednorazową aktywnością.